秘书的待客之道

 

秘书的待客之道

【案例】

一天上午，秘书在前台值班，一位中年客人推门而入，秘书马上站起身迎接：“您好！请问您是……”“我找你们老总！”语气比较急切，客人说着就要往里走。这时秘书继续问道：“对不起，先生，请问您贵姓……”这时，客人或许认识到了自己的鲁莽，便介绍说：“我姓张，是你们老总的同学，有一些重要的事情需要与他商量。”于是，秘书立即将这位客人引导到会客室，然后通知了领导。

【解析】

上述案例中，秘书再次请客人作自我介绍，不仅很有礼貌地阻止了他往里闯，而且给了客人一个改正自己鲁莽无礼行为的机会。只要对方还有起码的教养，他会停下来作自我介绍。这个做法是比较合适的，但现实生活中也存在一些不合适的做法，例如秘书询问客人是否预约，让客人先填写会客登记表，或者让客人将来意直接告知自己。因为上门应当预约本是一般的礼节，但是客人已经上门，就不该用冷冰冰的态度去对待；同时，要求填写会客登记表实际上带有强迫的意味，是对客人的不尊重；从另一方面考虑，如果客人来访是为了通报某种机密，并不适合对秘书说。

而且，秘书有时会遇到几个无约访客同时到访的情况，需要遵循以下原则，方能更好地促进秘书接待工作的开展：

1.切忌厚此薄彼。秘书尽量不要同一时间、同一地点接待来自不同地方的客人，而且应该按照“先来后到”的顺序公平接待，不能冷落任何一位客人。如果遇到不认识的无约访客，在安排客人入座后应先作自我介绍，然后有礼貌地询问客人的身份和来访意图，根据当时的情况和自己的经验进行恰当的接待。