企业会务工作操作手册（2020年）
一、会前工作
（一）会议确立
根据全集团工作部署或者工作需要，进而召开会议。会议主要包括年度工作会、务虚会、职代会，各项董事会会议（股东大会）、监事会会议、党委会、经营班子会议，月度例会、经营分析会、总结会、工作布置会议以及其它会议；行外政府部门、监管部门调研会、座谈会、通报会，政府、企事业单位、公司等业务洽谈会以及其它会议。
（二）会议内容及议题
根据会议性质确立会议后，会务负责人积极跟相关领导或外部单位联络员确定会议内容及议题。就例会举例，
一是根据近期工作情况或年度、季度工作任务完成情况拟定会议主题，明确会议目的；
二是向各子公司征集会议议题及需总行协调解决的事项，明确工作重点，着重解决工作难点，制定确保完成工作任务目标的工作措施及方案。
三是草拟会议议程，并请示领导尽快确定会议时间、议程、主持人等事项。
（三）会议准备事项
确定会议的时间、地点、参会人员、议程、主持人等。督促相关部门准备好会议材料，包括会议议程、领导讲话代拟稿以及会议相关材料。
做好会议后勤保障准备工作：
一是通过OA系统或电话询问后勤服务中心申请会议室相关事项；
二是确保会议室音响设备、投影仪、远程视频系统、电子媒屏（会议横幅）等设备支持；
三是根据参会人员跟安保部联系，酌情预留好一楼停车位数量；
四是与后勤服务中心联系并通知清洁人员提前对会场进行打扫，摆放桌子、椅子、矿泉水等物品；
五是与后勤服务中心对接大型会议专用电梯、参会人员用餐、座位指示牌等事宜。
（四）会议通知
会议通知的基本内容：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议议程、参会人员以及是否需要参会人员准备发言材料等。会议确定后，会务负责人应根据会议重要程度以邮件、电话、短信等方式进行会议通知，确保参会人员知晓各会议事项。
会议通知方式包括邮件通知、电话通知、短信通知、OA系统通知、微信群通知。